Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen, prestaties, leveringen en facturen van Kevin Velghe, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Door een offerte goed te keuren, een opdracht te bevestigen, een voorschot te betalen of gebruik te maken van de geleverde beelden, audio, video’s of andere materialen, verklaart de klant deze voorwaarden te kennen en te aanvaarden.

Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer ze vooraf schriftelijk door beide partijen werden bevestigd.

Offertes zijn 30 kalenderdagen geldig, tenzij anders vermeld. Een opdracht is pas definitief na schriftelijke bevestiging door de klant, aanvaarding per e-mail, ondertekening van de offerte of betaling van een gevraagd voorschot.

De offerte beschrijft de afgesproken prestaties. Alles wat niet uitdrukkelijk in de offerte staat, zoals extra draaidagen, bijkomende montages, extra revisies, spoedleveringen, ondertiteling, muzieklicenties, voice-over, kleurcorrectie buiten de afgesproken stijl, bijkomende exportformaten of levering van ruwe bestanden, wordt als meerwerk beschouwd en kan bijkomend worden gefactureerd.

Alle prijzen zijn in euro. Tenzij anders vermeld, zijn verplaatsingskosten, parkeerkosten, vergunningen, locatiekosten, materiaalhuur, muzieklicenties, stockmateriaal, catering, overnachtingen en andere externe kosten niet inbegrepen.

Kevin Velghe valt onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Btw is niet toepasselijk zolang deze regeling van toepassing is. Indien de fiscale situatie wijzigt, kunnen toekomstige offertes en facturen overeenkomstig worden aangepast.

Kevin Velghe voert elke opdracht uit naar best vermogen, volgens de professionele standaarden van de sector en op basis van de briefing, planning en informatie die door de klant worden aangeleverd.

Creatieve prestaties zoals fotografie, videografie, montage, kleurcorrectie, geluidsbewerking en storytelling blijven deels afhankelijk van artistieke interpretatie. Kleine subjectieve verschillen in stijl, smaak of verwachting vormen op zich geen gebrek, voor zover de geleverde prestatie overeenstemt met de afgesproken opdracht.

De klant zorgt tijdig voor alle noodzakelijke informatie, toegang tot locaties, contactpersonen, praktische afspraken, vergunningen, draaiboeken, logo’s, huisstijlelementen, teksten en feedback. Vertraging door laattijdige of onvolledige input van de klant kan de oplevertermijn verlengen.

De overeengekomen oplevertermijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk als bindend vastgelegd. Vertraging geeft geen recht op schadevergoeding wanneer ze het gevolg is van overmacht, technische problemen buiten de wil van Kevin Velghe, laattijdige input van de klant of wijzigingen aan de oorspronkelijke opdracht.

Tenzij anders vermeld, is één correctieronde inbegrepen bij montage- of nabewerkingsopdrachten. Een correctieronde omvat beperkte aanpassingen binnen de oorspronkelijke briefing. Nieuwe inhoudelijke keuzes, een gewijzigde briefing, bijkomende versies, nieuwe muziekkeuze, extra scènes, bijkomende ondertitels of fundamentele hermontage gelden als meerwerk.

Facturen zijn betaalbaar binnen de termijn vermeld op de factuur. Wanneer geen specifieke termijn vermeld wordt, geldt een betalingstermijn van 14 kalenderdagen na factuurdatum.

Bij B2B-klanten brengt elke factuur die niet volledig betaald is op de vervaldag, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, verwijlinteresten op aan de wettelijke interestvoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van 40 euro, onverminderd het recht om hogere werkelijk bewezen schade en invorderingskosten te vorderen.

Bij consumenten worden verwijlinteresten en forfaitaire vergoedingen alleen aangerekend volgens de wettelijke procedure en binnen de wettelijke maxima. De consument ontvangt eerst een kosteloze betalingsherinnering en beschikt daarna over de wettelijk voorziene wachttermijn van minstens 14 kalenderdagen. Pas daarna kunnen, indien de factuur onbetaald blijft, verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding worden aangerekend binnen de grenzen van Boek XIX van het Wetboek Economisch Recht.

Betwistingen over een factuur moeten schriftelijk en gemotiveerd worden meegedeeld binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum. Het niet-betwiste deel van de factuur blijft steeds betaalbaar op de vervaldag.

Bij annulering door de klant blijven reeds uitgevoerde prestaties, gemaakte kosten en gereserveerde externe kosten volledig verschuldigd.

Voor opdrachten met een vastgelegde productiedag, draaidag, fotoshoot, opname of event gelden, tenzij anders schriftelijk overeengekomen, volgende annuleringsvergoedingen:

• annulering meer dan 14 kalenderdagen vóór de geplande prestatie: 20% van het afgesproken bedrag;

• annulering tussen 14 en 7 kalenderdagen vóór de geplande prestatie: 50% van het afgesproken bedrag;

• annulering minder dan 7 kalenderdagen vóór de geplande prestatie of bij no-show: 100% van het afgesproken bedrag.

Deze bedragen gelden als redelijke vergoeding voor de vrijgehouden agenda, voorbereiding, omzetverlies en administratieve opvolging. Bij consumenten worden deze bepalingen toegepast binnen de grenzen van het dwingend consumentenrecht. Wanneer Kevin Velghe zelf zonder geldige reden annuleert, heeft een consument recht op een gelijkwaardige vergoeding.

Een verplaatsing van de opdracht kan enkel in onderling overleg en volgens beschikbaarheid. Extra kosten door verplaatsing, zoals locatiekosten, materiaalhuur of externe medewerkers, kunnen worden doorgerekend.

Klachten over geleverde foto’s, video’s, audio, montage of andere bestanden moeten schriftelijk en voldoende gemotiveerd worden gemeld binnen 7 kalenderdagen na levering. Bij gebrek aan tijdige melding wordt de levering geacht aanvaard te zijn, behoudens verborgen gebreken of dwingende wettelijke rechten van consumenten.

Een klacht schort de betalingsverplichting niet op voor het deel van de opdracht dat niet ernstig en gemotiveerd wordt betwist.

Alle foto’s, video’s, audio-opnames, montages, concepten, scenario’s, edits, projectbestanden en andere creatieve werken blijven beschermd door het auteursrecht en blijven eigendom van Kevin Velghe, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na volledige betaling krijgt de klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie op de afgewerkte en geleverde eindbestanden. Die licentie geldt voor het gebruik dat in de offerte of opdracht werd afgesproken. Wanneer niets specifieks werd bepaald, mag de klant de geleverde eindbestanden gebruiken voor eigen communicatiekanalen, zoals website, sociale media, interne communicatie, presentaties en promotie van de eigen werking of het eigen evenement.

Gebruik voor betaalde advertentiecampagnes, televisie, cinema, grote out-of-home campagnes of doorverkoop aan derden valt buiten deze standaardlicentie, tenzij dit vooraf schriftelijk werd overeengekomen.

De klant mag de geleverde werken niet verkopen, sublicentiëren, doorgeven aan derden voor zelfstandig commercieel gebruik, gebruiken als stockmateriaal, inzetten voor politieke, misleidende, kwetsende of onwettige communicatie, of ingrijpend wijzigen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Het bijsnijden of technisch aanpassen aan courante sociale-mediaverhoudingen is toegestaan, zolang de inhoud, context en integriteit van het werk niet worden aangetast.

Ruwe beelden, ruwe audio, projectbestanden, editbestanden, Lightroom-catalogi, Premiere-/DaVinci-/Audition-projecten of andere bronbestanden zijn niet inbegrepen, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk werd overeengekomen.

Bij publicatie vermeldt de klant, waar redelijk en gebruikelijk, de auteur als: “Foto/video: Kevin Velghe” of met de afgesproken tag of link.

Tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen, mag Kevin Velghe de afgewerkte werken gebruiken voor eigen portfolio, website, sociale media, showreel, wedstrijden, presentaties en promotionele communicatie.

Wanneer een opdracht vertrouwelijk is, nog niet gepubliceerd mag worden of gevoelige informatie bevat, meldt de klant dit vooraf schriftelijk. In dat geval worden afzonderlijke afspraken gemaakt over publicatie en timing.

De klant garandeert dat hij beschikt over alle noodzakelijke toestemmingen, rechten en vergunningen voor personen, locaties, merken, logo’s, muziek, teksten, kunstwerken, producten en andere elementen die hij aanlevert of laat opnemen.

Bij events, scholen, bedrijven, verenigingen of producties met herkenbare personen is de klant verantwoordelijk voor de nodige toestemmingen voor opname en publicatie, inclusief toestemming van ouders of voogden wanneer minderjarigen herkenbaar in beeld komen.

De klant vrijwaart Kevin Velghe voor aanspraken van derden die voortvloeien uit ontbrekende toestemmingen, onjuiste informatie of materiaal dat door de klant werd aangeleverd.

Kevin Velghe is niet verplicht om ruwe bestanden, projectbestanden of afgewerkte bestanden onbeperkt te bewaren. Tenzij anders overeengekomen, worden afgewerkte bestanden gedurende minstens 3 maanden na levering bewaard. Nadien kan bewaring niet worden gegarandeerd.

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig downloaden, controleren en back-uppen van de geleverde bestanden.

Kevin Velghe is enkel aansprakelijk voor directe en aantoonbare schade die het gevolg is van een bewezen contractuele fout. De aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de betrokken opdracht, behalve bij opzet, zware fout of wanneer dwingend recht een beperking niet toelaat.

Kevin Velghe is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, reputatieschade, winstderving, gemiste kansen, schade door laattijdige input van de klant, technische problemen bij derde platformen of verlies van bestanden nadat de levering door de klant werd ontvangen.

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering door overmacht. Onder overmacht vallen onder meer ziekte, ongeval, extreme weersomstandigheden, brand, diefstal, stroompanne, internetpanne, technische defecten buiten redelijke controle, overheidsmaatregelen, stakingen, pandemieën, verkeershinder of omstandigheden waardoor een opname redelijkerwijs niet veilig of uitvoerbaar is.

Bij overmacht zoeken partijen in eerste instantie naar een nieuwe datum of redelijke oplossing.

Kevin Velghe verwerkt persoonsgegevens van klanten en contactpersonen uitsluitend voor klantenbeheer, uitvoering van opdrachten, communicatie, facturatie, boekhouding en wettelijke verplichtingen. Boekhoudkundige documenten moeten in België gedurende 10 jaar worden bewaard.

Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Bij betwisting zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de bedrijfszetel van Kevin Velghe bevoegd, tenzij dwingend recht een andere rechtbank voorschrijft.